Aufbewahrungspflicht e-Rechnungen

Bewahren Sie Ihre elektronischen Rechnungen gemäß den gesetzlichen Verpflichtungen auf?
5 Punkte, die Sie unbedingt beachten sollten!

Jaaaa, wir kennen das.

Den Gedanken: „…da kümmere ich mich morgen drum!“ … da sind wir nicht besser.

Damit Sie aber nicht zu viele Google Seiten öffnen und lesen müssen, haben wir in Kurzform die maßgebenden Infos der gesetzlichen Verpflichtungen zur Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen für Sie zusammengestellt:

1. Die Rechnung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen und alle Pflichtangaben enthalten (UStG §4, Abs. 4). Prüfen Sie die Eingangsrechnung darauf.
2. Die Rechnung muss in dem Format, in dem sie empfangen wurde, aufbewahrt werden.
   Das heißt: Empfangen Sie die Rechnung in Form eines PDFs, ist das PDF aufzubewahren. Die eMail mit der sie verschickt wurde, müssen Sie nicht speichern. Erhalten Sie die Rechnung innerhalb einer eMail, so müssen Sie die eMail aufbewahren.
3. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung nur als Papierausdruck ist nicht zulässig.
4. Gesetzliche Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre (UStG §14b)
5. Elektronische Rechnungen sind in elektronischer Form so aufzubewahren, dass sie während der zehn Jahre nicht geändert und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Und falls Sie selbst elektronische Rechnungen versenden möchten, ist es notwendig, die Einverständniserklärung des Rechnungsempfängers einzuholen (UStG § Abs.1).

Zum Umgang mit elektronischen Rechnungen hat FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) Tipps und Tricks veröffentlicht. Darin wird aufgezeigt, wie auch kleine Unternehmen die Authentizität und Integrität im Rechnungseingangsprozess sicherstellen.

Werden Rechnungen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechend versandt und aufbewahrt, droht die nachträgliche Versagung des Vorsteuerabzugs, wenn die Mängel der Rechnungen in einer Außenprüfung der Finanzverwaltung aufgedeckt werden.

In unserem Portfolio finden Sie zwei Dokumentenmanagement-Systeme, die Ordnung in Ihre Strukturen bringen und Sie gleichzeitig sicher sein können, alle gesetzlichen Vorschriften einzuhalten … und das auf Knopfdruck!

In einem persönlichen Gespräch erfahren Sie mehr!

Und hier noch zwei Tipps für den Empfang von elektronischen Rechnungen:

1. Richten Sie eine zentrale eMail-Adresse für den Rechnungseingang ein, die direkt vom Rechnungswesen überwacht wird.
2. Lehnen Sie eMails ab, die einen Link zum Download der Rechnungen enthalten (erhöhter Aufwand, Virengefahr).